L’espressione Facility Management è usata generalmente in riferimento all’esistenza di un’azienda in quanto sede fisica, con i suoi impianti e servizi annessi; nella sua accezione specifica, il Facility Management è coinvolto nella gestione di tutte quelle attività che non sono in stretta relazione con il core-business dell’azienda, dall’organizzazione e il controllo della produttività degli uffici, della sicurezza interna ed esterna, delle utilities, fino alla gestione delle telecomunicazioni e delle manutenzioni, senza escludere servizi come la ristorazione aziendale oppure l’illuminazione o il condizionamento.
Per una comprensione pratica dell’argomento da parte di chi non è addentrato nel settore, va detto che le facility, ovvero gli edifici con i loro impianti e servizi deputati a supportare l’attività di un’azienda, devono essere gestiti secondo procedure che richiedono fasi interconnesse di progettazione, implementazione e controllo: tutto questo allo scopo di garantire dei livelli di servizio adeguati a soddisfare le esigenze primarie dell’azienda e, al contempo, di creare un ambiente lavorativo di elevata qualità, con i risultati ottimali da un punto di vista economico.
In sintesi, il Facility Management riguarda l’approccio integrato alla gestione di tutti i servizi che supportano l’attività principale di un’azienda, per apportare un contributo reale che ne aumenti l’efficienza. Ma, alla base di questa gestione, occorre che ci sia la figura leader di un Facility Manager, dotata di competenza professionale adeguata ad assolvere un compito così impegnativo.
Per fare in modo che l’organizzazione di un’azienda sia adeguata a stare al passo con l’evoluzione rapida che caratterizza i cambiamenti del mercato, il Facility Management deve soddisfare tre esigenze, che riguardano gli aspetti principali legati agli obiettivi dell’azienda stessa: l’aspetto strategico, l’aspetto analitico e l’aspetto gestionale-operativo.
L’aspetto strategico riguarda tutte le decisioni relative alla politica di reperimento dei servizi e della loro gestione, ma anche della distribuzione delle risorse necessarie da impegnare, ad esempio, per il supporto degli obiettivi corporate e di scelta dei fornitori, attraverso le misure volte a predisporre il budget e a gestirlo, a ripartire i costi, ecc.
L’aspetto analitico concerne la comprensione delle esigenze dei clienti, relativamente ai servizi; al controllo dei risultati della gestione e dell’efficienza del servizio erogato; all’individuazione di tecniche e tecnologie sempre più all’avanguardia per il supporto del business aziendale, attraverso l’assistenza personalizzata di servizi di consulenza e progettazione IT, come quelli offerti, ad esempio, da un’azienda leader del settore, la SMI. Questo aspetto è di fondamentale importanza per il contributo che il Facility Management offre all’azienda nel conseguimento degli obiettivi prefissati.
L’aspetto gestionale-operativo è relativo al coordinamento e alla gestione sia dei servizi, intesi nella loro globalità, che dei sistemi e delle procedure dei processi di erogazione.
L’IFMA definisce il Facility Management come “la disciplina aziendale che coordina lo spazio fisico di lavoro con le risorse umane e l’attività propria dell’azienda”. Il Facility Manager deve essere in grado di mettere in pratica tutto questo, integrando competenze di tipo economico e finanziario con cognizioni di tipo architettonico e ingegneristico, relazionale e organizzativo.
Deve essere anche un abile Project Manager, per seguire i progetti di cambiamento nell’organizzazione pratica dell’azienda. In altre parole, non deve essere abile solo con i bilanci e la gestione delle risorse ma essere in grado di cogliere le esigenze immediate e quelle future dell’azienda, interpretandone le strategie e utilizzando al meglio gli strumenti disponibili per tendere al massimo sviluppo del business, con la capacità di integrare e coinvolgere le risorse vitali di un’azienda, che sono quelle umane.
Nella visione attuale, Il Facility Management è il cuore pulsante di un’azienda, ciò che fa la differenza nel suo successo e nella sua evoluzione, grazie anche ai mezzi che la tecnologia attuale è in grado di rendere disponibili per il suo Facility Manager.
Risulta dunque fondamentale, infine, focalizzare l’attenzione sul fatto che il Facility Management si occupa di tutto ciò che non si concentra attorno al nucleo centrale del business di un azienda, ma di una serie di aspetti accessori che agevolano le attività principali, nell’ottica di raggiungere un picco di produttività più alto; tuttavia, non bisogna confondere questa specifica attività organizzativa con l’outsorcing, ossia con l’approvvigionamento delle risorse da fonti esterne all’azienda.
